私はとある会社の支社長を７年（２拠点）務めています
現在は６県を管轄する拠点長としてスタッフのマネジメントを行っています
コロナ禍では特に臨機応変な対応が求められています
スタッフとのミーティングを交え、スピーディな意思決定を行なっています
皆様の会社は会議やミーティングをどのようにされていますか？
どれくらい会議にやミーティングに時間を費やされていますか？
何でミーティングに呼ばれるいるのか分からないよ
話し合っている議題についてよく分からないし！長くて困るよ〜
いつも会議の段取りが悪いんだよな！
もっと効率的に開催して欲しい！
会議やミーティングは長い時間すれば効果が高いわけではありません
立ってミーティングをしたり、色々工夫を凝らして会議をしている様子がテレビで放映されるのを見ます
誰でも効率と効果の高いミーティングをしたいですね
それでは、
結果の出る会議やミーティングの共通点とは⁈
実はスピードにありました！
その運営方法をご紹介しましょう！
○会議やミーティングを運営されている方
○もっとスピーディーに会議やミーティングを行いたい方
○結果の出るミーティングを開催したい方
そもそもなぜ会議やミーティングをするのか？
会議やミーティングは必要なの？
メールでのやり取りで充分だよ
時間の無駄使いが多いよな
会議の本質からずれてるよ
職場のスタッフからそんな声は出てないでしょうか？
そもそもの会議の目的を理解することをしていきましょう
会議やミーティングの目的（５分類）
会議やミーティングにはそれぞれ目的があります
- 決定会議
- 伝達会議
- 情報共有会議
- アイデア会議
- 意識向上会議
それぞれに意味があります
以上の５種類に意味はあります
逆に、定例会議というのは目的にはなりません
会議やミーティングの効果（意味）
それぞれの目的があるということは、
その目的に沿った認識を参加する皆んなが理解し、
その目的に沿った運営をすれば自ずと良い結果が出てきます
- 決定会議（とにかく結論を出す、物事を前進させる）
- 伝達会議（皆んなに一律の情報を共有する、総合力を高める）
- 情報共有会議（様々な事例や課題を共有する、連携を深め課題を解決する）
- アイデア会議（ある課題に対して皆んなで知恵を出す、新たな価値を生み出す）
- 意識向上会議（進捗状況や成功情報を共有する、意識と気持ちを高める）
いかがでしょうか？
皆さんの行なっている会議やミーティングは、
上記で分類すると、どの目的でどのような結果を出されているでしょうか？
結果の出る会社の会議・ミーティング（実例紹介）
結果の出る会議やミーティングをしている会社を調べていて
ある事実に気づきました
それれは
結果の出る会議やミーティングをしている会社に共通点があったのです
次からの超一流と言われる会社が
どのように会議やミーティングを行なっているか読んで頂ければ分かります
トヨタ自動車
世界を代表する企業のトヨタ自動車では、事なかれ主義の遅いコミュニケーションは存在しない。直接的に意見を出し合い、議論を重ね、素早い意思決定を行っていく。本書のタイトルである「会議は30分」というのは最速・骨太のコミュニケーションを表したものである。そのコミュニケーションスピードはGAFAMやBATHなどITの巨人たちにも負けないという。
トヨタの会議は３０分「fliter」
トヨタの会議のポイント
- 嫌われることを恐れない
- 無駄な議事録はつくらない
- 打ち合わせ中に「カタカタ」しない
- 口2耳8で喋りすぎない
- 読めるけれど空気を読まない
いわば忖度なし！ですね
アイリスオーヤマ
毎週月曜日は新商品開発会議。生活者目線で新商品アイデアを議論します。アイリスオーヤマの扱う15,000商品は全てこの会議から生まれました。機能はSimple、価格はReasonable、品質はGood。3点のバランスのとれた商品だけが市場に送り出されます。会議には商品開発に関わるあらゆる部門の社員が一堂に会し、情報を共有することでスピーディな商品化に繋げています。
アイリスオーヤマ公式HP
何と！売上の６２％が新商品から３年以内商品で成り立っている（2018年）
いかに臨機応変に素早く意思決定しているのか物語る数字である
ワークマン
毎月2回やっていたSVの全国会議は2ヵ月に3回にした。
ダイアモンドオンライン
SV同士のコミュニケーションは活発で、何かあるたびにオンラインで情報共有しているので、会議の頻度が減ってもまったく問題はない。
毎週やっていた営業会議は2週に一度にした。月次会議は四半期会議にした
一般的に会社の仕事の価値の産まない仕事は８割はあると言われている
だから気づいた時にムダはなくす（専務取締役 土屋哲有）
この土屋専務がワークマン躍進のキーマンです
今まで恒例行事としてあった多くの無駄を無くし、
結果に繋がる事に特化した結果ですね
共通点とは？
いかがでしたか？
上記の会社の会議やミーティングの共通点は
目的を明確にし、答えを出すことに専念し
無駄を省き、目標を達成する風土とスキームが整っています
そのために時間を決めてスピーディーに行うからこその
研ぎ澄まされた決定が出来ていると考えます
ミーティングのポイント
ここからは私が実際に意識して行なっている運営ポイントです
結果に繋げる会議やミーティングになるよう創意工夫を常に図っています
ホスト役の重要性
スピードのある会議やミーティングは、
なんと言ってもホスト役（リーダー）の力量でほぼ決まります
ホスト役の方は“見極める力”“決断する力”が必要です！
- このまま議論を続けるのか？
- 一旦切り上げて、時間に持ち越すのか？
- 議論のテーマはずれていないか？
- 会議の時間やスケジュールの調整
- このメンバーで結論を出せるのか？
- 新たなメンバーを入れるか、外すか？
- 結果に繋がるかどうか？
以上の項目をつぶさに見て、結果に繋がらないようであれば変える事（力）が必要です
開催前後でほぼ決まる
仕事に会議限らず、結果を出すためには段取り８割です！
仕事を進める上で段取りと根回しの重要性を凄く実感します！
それが出来ていればスピードがあり良い結果がでます
その意識や動きが非常に重要です
段取りにし過ぎはありません
会議前の事前で共有しておく事と、
会議後のフォロー（参加者への確認）を見ていきましょう
| 事前（段取り） | 事後（フォロー） |
| 議題の目的とゴール | どこまで理解できたか？ |
| 当日の議題のテーマ | どう感じたか？ |
| 議題に関する資料 | 分からない点はあったか？ |
| 当日議論したい項目の収集 | 今後の要望は？ |
| 当日のタイムスケジュール | 実際に行動に移せるか？ |
| 事前情報収集と根回し | サポートは必要か？ |
以上の項目を理解してできれば間違いなく良い結果に繋がります
事前の内容を見ると
えっ！そこまで伝えておくの？当日することでは？
そう思われるかもしれませんが
例えば、当日の意識決定をするための資料は前もって発信した方が、
参加者も事前に情報を得て、考えを持ち寄って参加できるので
より効果性と効率の良い会議やミーティングになります
※逆に時間だけ長くて、結果や結論の出ない会議は大体段取り時点で間違えています
※事前と事後の両方記載していますが
どちらかといえば、事前の段取りのが重要のケースが多いです
オンラインで行う
zoomならまさしくピッタリだと思います
時間を予め決めてスケジュール予約をしますのでそのミーティングに費やす時間を事前に決めなければなりません
オンラインは良さは本題から入りやすいので無駄の少ない効果的な議論になりやすいです
実際に2年間継続してオンラインでの会議やミーティングを行なっていますが、
操作の習熟度、活用スタイル、資料共有の仕方、動画作成に至るまで
レベルアップは止まることがなく、出来ることが増えています
まとめ（効果的なミーティング）
いかがでしたか？
結果の出る会議やミーティングの共通点とは⁈
実はスピードにありました！
そうすることで職場にも余裕が生まれて活力が出ますし
結果が出ることで自信にも繋がってきます
私自身もそうですが、
会議やミーティングのあり方を見直すことで
まだまだ伸び代はたくさんあります
共に成長して参りましょう！
